Vielä jokin aika sitten oli olemassa harhaluulo siitä, että sosiaalisen median hyödyntäminen B2B-puolella ei ole välttämättä niin tehokasta, kuin kuluttajapuolella. Nykyään kuitenkin yhä useampi B2B-sektorilla toimiva yritys ymmärtää sosiaalisen median mahdollisuudet ja hyödyntää niitä myös tehokkaasti. Erityisen paljon sosiaalisella medialla on annettavaa tapahtumapuolella – myös B2B-tapahtumissa. Tapahtumaa järjestäessä kannattaa ottaa sosiaalisen median kaikki hyödyt irti. B2B-puolella oikean kohderyhmän löytäminen korostuu. Tällä on vaikutusta valittuihin kanaviin ja sisältöön. Kokosimme muistilistan sosiaalisen median hyödyntämisen osalta.                                                         

Muutama kuukausi ennen tapahtumaa

Mikä on tavoitteesi sosiaalisen median markkinoinnin osalta?

Onko tavoitteena saada osallistujia? Vai onko osallistujat kutsuttu jo erikseen?  Olipa tavoitteesi mikä tahansa, niin sosiaalisen median avulla voit saavuttaa positiivista brändi-imagoa, uusia liidejä sekä näkyvyyttä. Lisäksi panostus digipuoleen ja someen on myyntivaltti, mikäli tavoittelet uusia näytteilleasettajia tapahtumaasi. Informoi myös heitä suunnitelmistanne sosiaalisen median osalta. Näin halukkaat organisaatiot voivat varautua etukäteen ja vielä empivien ostopäätös saattaa ratketa. Esimerkiksi, jos tiedät, että tapahtumaanne tulee twiittiseinä, kerro se osallistuville, jotta he voivat valmistautua oman sisällöntuotantoprosessin myötä.

Päätä mitä tavoittelet. Näin voit kirkastaa viestisi selvästi.

Määritä (mitattava) tavoite someviestinnällesi. Kun tavoite on selvillä, on aika tehdä kanavavalinnat. Mieti tarkkaan, mitkä kanavat palvelevat parhaiten valitsemaasi tavoitetta. Twitter on reaaliaikaiseen live-seurantaan erinomainen. Varsinkin jos tapahtumassasi on keskustelupaneeleita, joihin voi osallistaa kävijöitä. Lisäksi Twitter on suosittu ammattipuolella. Snapchat ja Periscope saattavat toimia, mutta mieti mihin kannattaa keskittää. Kaikki edellämainitut vaativat erityisen paljon resursseja sisällöntuoton suhteen. Facebook-event on tuttu ja turvallinen. Parhaat kohdennusvaihtoehdot löytyvät Facebookin puolelta, joten ota tämä huomioon, mikäli tavoitteesi on löytää uusia kävijöitä.

Perusta tarvittavat kanavat. Pidä huoli visuaalisesta ja yhtenäisestä ilmeestä.


Entäs itse sisältö?

Jos tapahtuma on järjestetty jo aiemmin, sinulla saattaa olla jo tietoa mikä toimii ja mikä ei. Voit hyvin hyödyntää aiempien tapahtumien materiaalia, mutta älä kuitenkaan ratsasta liiaksi niillä. Blogikirjoitukset ovat erinomaista sisältöä ja voisi sanoa, että videot toimivat aina. Aloita valmistelu ajoissa, ja aikatauluta sisältö. Tee sisältörunko, mutta tiedosta ajankohtaisuuden tärkeys. Hyvin luultavasti tulee uutisia ja muuta sisältöä, joita kannattaa valjastaa tapahtumaasi sopivaksi.

Seuraa aktiivisesti kohderyhmäsi sisältöä ja muista huomioida kaikki tapahtumasi hashtagilla merkityt julkaisut jo ennen tapahtumaa. Käytä julkaisuissasi tapahtumasi virallista hashtagia alusta asti. Kiihdytä postaustahtia tasaisesti, kun tapahtumasi lähenee. Tarkkaa ohjeistusta on vaikea antaa, mutta pari-kolme viikkoa ennen tapahtumaa olisi hyvä päästä 5+/vko postausmäärään esimerkiksi Twitterin puolella.

Facebook- eventin puolella tahti voi olla selvästi maltillisempi, varsinkin aluksi. Muista että osallistujat ja taphtumasta kiinnostuneet saavat jokaisesta postauksesta ilmoituksen, joten harkitse mitä julkaiset. Liiallinen spämmääminen voi ärsyttää tapahtumaan osallistuvia.

Valmistaudu etukäteen

Valmis sisältö voidaan ajastaa kanavakohtaisesti hyvinkin pitkälle. Kun tapahtumasi ohjelma on valmis, sen voi pilkkoa pienempiin osiin ja ajastaa. Kaikkea ei voi ajastaa, mutta voit tehdä valmiita lauserakenteita live-twiittaamista varten, jotka voit kiireessä kopioida ja täydentää. Etsi puhujat ja muut avainhenkilöt etukäteen esim. Twitteristä jos meinaat tägätä heitä (kannattaa!). Yhden ohjelmanumeron voi ajastaa ja julkaista pari, kolmekin kertaa (eri aikoina tietysti). Osallistujia kannattaa myös muistutella mielenkiintoisista ohjelmanumeroista juuri ennen niitä.

Esim. Jos x-lavalla alkaa esitys aiheesta y klo 18.00, ajasta muistutustwiitti klo 17.55 :

” X-lavalle astuu kohta Sulo Somena aiheenaan y! #tapahtumanhäsä @SuloSomena

Ota myös huomioon, että Facebook-eventiin ei voi ajastaa julkaisuita.

Älä tee puolivaloilla

Jos olet päättänyt markkinoida tapahtumasi Somessa, tee se alusta loppuun. Älä perusta somekanavia, jos ne hylätään omilleen. Älä odota, että haluamasi kohderyhmä löytää automaattisesti tilisi. Kohderyhmää kiinnostava sisältö ja oikein valitut hashtagit varmistavat, että osa löytää. Esimerkiksi Twitterissä kaikista paras tapa on olla itse ahkera, tehdä tarvittava määrä taustatyötä ja seurata aktiivisesti haluamaasi kohderyhmää.

                                                                         

Tapahtumasi aikana

Jos olet panostanut sosiaaliseen mediaan etukäteen, parhaan hyödyn saat irti ottamalla tapahtumaan someseinät, jotka päivittyvät reaaliaikaisesti. Pidä huoli, että tapahtuman virallinen hashtag on ilmoitettu monessa paikassa (ilmoittautuminen, sähköpostien allekirjoitus, twiittiseinät, twitter-tilin biossa jne.) Yksi hyvä ajatus on myös painaa osallistujakortteihin langaton verkko, sen salasana ja virallinen hashtag.

Perehdytä seinän moderoija nostamaan esiin julkaisuja mahdollisimman reaaliaikaisesti, mutta myös fiksusti. Jos samaan aikaan on käynnissä keskustelupaneeli, ei välttämättä ole olennaista nostaa jonkun kuvaa tarjoiluista seinälle yhtä aikaa. Pidä myös huoli, että moderoija tietää tapahtuman oikean hashtagin.

Tapahtuman Twitter-tiliin kannattaa ottaa yksi, joka on päävastuussa. Huomioikaa jokainen tapahtuman hashtagilla kirjoitettu julkaisu ja uudelleentwiitatkaa parhaat. Roolita tiimi, jotta koordinointi helpottuu. Tuottakaa itse reaaliaikaista sisältöä parhaista paloista. Lainaukset toimivat yleensä hyvin, kuin myös mobiilivideot. Ota osaa keskusteluun, vastaa tulleisiin kysymyksiin ripeästi ja osallista tapahtumasi kävijöitä.

Pyri saamaan videoita tapahtumastasi. Jokaisen tapahtumapäivän jälkeen lyhyetkin koostevideot toimivat hyvin.

                                                 

Tapahtuman jälkeen

Älä hylkää somekanavia heti tapahtuman jälkeen. Osa sisällöstä tuotetaan muiden toimesta vasta seuraavina päivinä. Uudelleentwittaa ja huomioi tulleet julkaisut. Voit myös kerätä palautetta tapahtumasta sosiaalisen median välityksellä. Toki kunnolliseen palautteenantoon on muita kanavia, mutta erilaiset osallistavat äänestykset toimivat hyvänä sisältönä jälkikäteen. Pidä tili elossa, sillä sinulla on erinomainen mahdollisuus jalostaa asiantuntijakanava, jonka avulla kerätä uusia potentiaalisia näytteilleasettajia ja tapahtumaan osallistuvia ennen seuraavaa tapahtumaasi.

13293204_10209696561356099_602073678_n.png

Pähkinänkuoressa:

1. Päätä tavoite sosiaalisen median viestinnän osalta -> mikä on pääviestisi? Päätä hashtag.

 2.Perusta tarvittavat tilit, tee taustatyöt, seuraajien etsiminen jne. Muista visuaalisuus!

3. Informoi osallistuvia sosiaalisen median osalta.

4. Käynnistä ja aikatauluta sisällöntuotantoprosessi ja tee sisältörunko.

5. Pidä huoli, että sinulla on someseinät.

6. Perehdytä seinän moderoija ja roolita tiimi (kuka vastaa mistäkin kanavasta, videokuvaa, kuvaa, ajastaa jne).

7. Ajasta sisältö mahdollisuuksien mukaan, muista myös ajankohtaiset uutiset ja seuraajien sisällön huomioiminen (kiihdytä postaustahtia tapahtuman lähestyessä ja etsi tarvittavien henkilöiden tilit valmiiksi!)

8. Itse tapahtumassa tuota mielenkiintoista ja reaaliaikaista sisältöä.

9. Älä jätä tilejä kuolemaan tapahtuman jälkeenkään.

Suvi Kinnunen

Author Suvi Kinnunen

Terävä kynä, terävä mieli. Olen nopeatempoisesta ympäristöstä ja ajattelusta syttyvä persoona, joka ei usko inspiraation odottamiseen.

More posts by Suvi Kinnunen