Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR eli tuttavallisemmin Gepardi) mukainen NoBot Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka on laadittu 30.4.2018. Viimeisin muutos on tehty 3.12.2018.

 

1. Rekisterinpitäjä

NoBot Oy, y-tunnus 2786264-7, osoite Annankatu 31-33 C 45, 00100 Helsinki.

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jouni Varpelaide, jouni.varpelaide@nobot.fi, + 358 400 437874.

 

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri.

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito mukaan lukien sopimuksen mukainen asiakastyö ja maksuvalvonta.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: yrityksen nimi ja y-tunnus sekä yhteystiedot, edustajan ja/tai vastuuhenkilön nimi, asema, yrityksen ja sen edustajien yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot sopimussuhteesta ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja sovittuihin sosiaalisen median ja muun verkkomarkkinoinnin palveluihin liittyvät tiedot.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin yritys on sopimussuhteessa rekisterinpitäjän kanssa. Sopimussuhteen päätyttyä henkilötiedot hävitetään, ellei niiden säilyttämiseen ole asiakkaiden kanssa sovittua perustetta.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tämän myötävaikutuksella tai luvalla muun muassa sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan tai antaa luvan niiden hankkimiseen.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan tarpeellisin osin sosiaalisen median kanaville (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Snapchat, Pinterest ja vastaavat kanavat sekä Google) julkaisujen ja verkkomarkkinoinnin yhteydessä, mutta tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Rekisterinpitäjä on kuitenkin oikeutettu luovuttamaan tietoja perintätoimistolle tai vastaavalle sopimuskumppanille maksuvalvontaa ja perintää varten.

Tietoja voidaan julkaista vain siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa, jolloin lähinnä tulee kyseeseen asiakasyrityksen nimen mainitseminen referenssinä.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).